חדש בעבודה מרחוק? כלים אלו יקלו על המעבר לעבודה מהבית

Shutterstock.

ככל שהתפרצות הקורונה נמשכת (אפילו מופיעים בחדרי חדשות ), ארגונים מבקשים מהעובדים לעבוד מהבית כשהם יכולים.

עבור חלק זה עשוי להיות גילוי פערים בערימות הכלים שלך. עם זאת בחשבון, ריכזנו רשימה של כלים שעשויים לעזור לך לתת מענה לצרכים שונים שיכולים להיות לצוות שלך בשמירה על קשר ויעיל בעבודה.

רשימה ממצה היא כמעט בלתי אפשרית להרכיב בהתחשב בקצב שבו מוצרים חדשים מושקים, או נסגרים לצורך העניין, אבל אלו הם חלק מהכלים הנפוצים ביותר שאנו רואים שחדרי החדשות משתמשים בהם. כיוונו גם לכלים עם שילוב ושימושיות פשוטים יותר מאשר שיתוף של כלים מורכבים שלא קל לאמץ. כללנו מידע על תמחור, אך עליך לבדוק באתרי הפלטפורמות את המידע המדויק ביותר מכיוון שהוא עשוי להיות שונה בהתאם לגודל ולצרכים של הארגון שלך. זכור כי ייתכן שלחברה שלך יש מדיניות לגבי אילו גרסאות של כלים אתה יכול להשתמש בגלל אילוצי אבטחה.

כלים אלו מאורגנים לפי שלושה צורכי כלים נפוצים שרוב הארגונים חולקים: תקשורת, תיעוד וניהול פרויקטים.

זכור שהכלים שבהם אתה משתמש לא צריכים להיות מסובכים יותר מהמשימה שאתה מנסה לבצע. בחר מה עובד הכי טוב עבור זרימת העבודה וסגנונות העבודה שלך ושל הצוות שלך.

כדי להפוך תקשורת פנים אל מסך למצליחה, חשוב לקבוע הבנה ברורה לגבי הציפיות לפלטפורמת התקשורת שלך.

אמץ את האופי האסינכרוני של תקשורת בין פלטפורמות העברת הודעות. ארגן את השיחות שלך בערוצים או בצ'אטים כך שהמידע לא יהפוך למכריע או קשה למצוא. קח את הזמן לכייל את הגדרות ההתראות שלך כדי למצוא את האיזון הנכון בין מודע לעומס יתר. השתמש בלוחות זמנים ובסטטוסים כדי לקבוע זמינות.

Google Hangouts - שיחת ועידה בוידאו

מוצר שיחות ועידה בווידאו של גוגל, Hangouts Meet, מציע ממשק פשוט לשימוש לפגישות וירטואליות, שיתוף מסך וצ'אט. אם אתה או הארגון שלך כבר משתמשים ב-G Suite, אתה יכול להשתמש בתכונות המתקדמות ברמת הארגון של G Suite בחינם עד ה-1 ביולי. כך תוכל להקליט וידאו ופגישות של עד 250 אנשים.

אם אתה מוכן לחלוטין להשתמש ב-G Suite עבור דוא'ל (Gmail) ויומן (יומן Google), השימוש ב-Google Hangouts Meet הוא די פשוט. יומן Google יצור באופן אוטומטי שיחת Meet עם כל הזמנה ליומן שתשלח, וכל מי שנמצא בהזמנה יוכל לגשת לשיחה. ברגע שנכנסים לשיחה, הממשק פשוט לצ'אט ושיתוף מסך. אם אתה מנהל חשבון G Suite אישי וחשבון G Suite לעבודה, בחירת החשבון הנכון בכל עת עשויה להיות קשה.

תמחור
אם יש לך חשבון Gmail, יש לך את הגרסה החינמית של Google Hangouts Meet, שמקנה לך 25 ​​משתתפים בכל שיחה.

רָפוּי - תקשורת אסינכרונית

סלאק זכה לאימוץ נרחב, אהוב ושנוא על ידי רבים. פונקציונליות הליבה סובבת סביב שיחות מרובות ערוצים, אחד לאחד ושיחות קבוצתיות קטנות. עם זאת, אתה יכול להגביר את השימוש שלך ב-Slack על ידי שימוש בשלל האינטגרציות שיכולות להעביר מידע בין Slack לפלטפורמות אחרות שגם הארגון שלך עשוי להשתמש בהן.

אתה יכול להתחיל לעבוד עם צוות Slack בתוך דקות והממשק לצ'אט נגיש באופן סביר לאנשים עם ניסיון במערכות הודעות מקוונות.

תמחור
ל-Slack יש מערכת תמחור מדורגת. הגרסה החינמית כוללת היסטוריית הודעות מוגבלת ואינטגרציות סופיות.

תקריב - שיחת ועידה בוידאו

זום כולל ועידת וידאו, שיתוף מסך, צ'אט והקלטת וידאו במנוי ברמה הבסיסית. הממשק האינטואיטיבי למדי מקל יחסית על המשתתפים לנווט ברגע שהם נמצאים בפגישה.

זה מהיר להגדיר חשבון, אבל כדאי להקדיש כמה דקות כדי להכיר את הפקדים לתחילת פגישה כדי שתדע היכן הכל נמצא כאשר אתה צריך את זה. הפקדים בתוך ממשק שיחות הווידאו הם די פשוטים ורוב המשתמשים יוכלו לראות כיצד לגשת לצ'אט או לשתף מסכים במידת הצורך. רמות מנוי גבוהות יותר יעניקו לך יותר כלים, כמו חדרי בריחה, שיכולים להועיל אם אתה מתאם שיחה עם קבוצה גדולה יותר של אנשים.

תמחור
לזום יש מערכת תמחור מדורגת. הגרסה החינמית מאפשרת למשתמשים לארח עד 100 משתתפים, יש לה פגישות אחד על אחד ללא הגבלה, מגבלה של 40 דקות על פגישות קבוצתיות ומספר בלתי מוגבל של פגישות כולל.

סקייפ - שיחת ועידה בוידאו

Skype היא אפשרות נוספת לאירוח שיחות ועידה בווידאו או אודיו עם עד 50 אנשים. אתה יכול גם להשתמש בסקייפ כדי להתקשר לאנשים שאינם בפלטפורמה. Skype מאפשר שיתוף קבצים במהלך שיחה, שיתוף מסך והעברת הודעות. אחד ההבדלים הגדולים בין סקייפ לזום הוא שבסקייפ אתה יכול לנהל ספר אנשי קשר וליזום שיחות עם אחרים, בניגוד להזמנת אנשים לחדר הישיבות שלך או לקבוע ועידת וידאו כפי שהיית עושה בזום. סקייפ עובד יותר כמו חווית טלפון מסורתית, בעוד שזום עובד יותר כמו חדר ישיבות וירטואלי.

פלטפורמה זו קיימת כבר זמן מה ועברה מספר לא מבוטל של שינויים במהלך השנים. אם עבר זמן מה מאז שהשתמשת בו, אולי תופתע לגלות כמה דברים חדשים. הממשק די ניתן לניווט עבור כל מי שיש לו ניסיון בהעברת הודעות מקוונות.

תמחור
מיקרוסופט מציעה גרסאות שונות של סקייפ כמוצר. התמחור תלוי בעיקר בשימוש בשיחות שלך.

קבוצת וואטסאפ - העברת הודעות ושיחות מאובטחות

WhatsApp מספקת שיחות מבוססות אינטרנט והודעות מוצפנות מקצה לקצה. האפליקציה מאפשרת ליצור ולשלוח הודעות לקבוצות שונות. זה היה במקור אפליקציה לנייד אבל גרסה למחשב שולחני זמינה כעת.

WhatsApp מארגנת את הממשק על ידי צ'אטים ושיחות. צ'אטים יביאו רשימה של הקבוצות שלך. זה רק כמה הקשות כדי להיכנס לממשק קבוצתי, ליצור אחד חדש או לשלוח הודעה לאיש קשר. אתה יכול גם להגדיר סטטוס נוכחי כדי לעזור לצוות שלך לדעת מתי אתה זמין.

תמחור
WhatsApp בחינם לחלוטין.

רוב הסיכויים הם שכבר יש לך מאגר תיעוד קיים - מערכת למעקב אחר מידע שכולם צריכים גישה אליו. אם לא, זו הזדמנות ליצור אחד.

גם כשאתה חוזר למשרד, חשוב שיהיה לך מקום אמין למידע כשיש לאנשים שאלות. אחסן את שיטות הצוות שלך, הצעות פרויקטים, רטרוספקטיבות, הערות לפגישה ורעיונות סיעור מוחות במקום צפוי, וכל אחד בארגון שלך ירוויח, מרוחק או לא. כלים אלו יעזרו לכם לעשות סדר בבית התיעוד שלכם.

גוגל מסמכים – עיבוד תמלילים, מסמכים, גיליונות אלקטרוניים

Google Docs נחשב לעתים קרובות ל-Microsoft Word, אבל באינטרנט. למרות שהוא מדגמן את עצמו על מעבד תמלילים, הוא באמת הפך להרבה יותר משכפול וורד. כעת זה הפך לכלי המסמכים הדיגיטליים דה-פקטו. בבסיסו, הפונקציונליות שלו פשוטה למדי וצריכה להיות מוכרת לכל מי שהשתמש במעבד תמלילים. עם זאת, בשל החיבור שלו לכל קו המוצרים של Google Drive, כולל Google Sheets ו-Google Slides, Google Docs יכול לייבא נתונים, תרשימים וטבלאות מאותם מוצרים. זה יכול גם להריץ סקריפטים מותאמים אישית.

אם השתמשת במעבד תמלילים, לא אמורה להיות לך בעיה להתחיל ליצור מסמך ב-Google Docs. ארגון המסמכים האלה יכול להיות קצת יותר אתגר. Google Docs הם חלק מ-Google Drive, שבו אתה יכול לארגן את Docs, Sheets, Slides בדרכים שונות. בסופו של דבר אתה יוצר מערכת קבצים משלך ב-Google Drive שלך, לא שונה ממערכת הקבצים של המחשב שלך. בדומה למוצרים אחרים של Google, אם אתה מחזיק חשבון G Suite אישי וחשבון G Suite לעבודה, הניהול באיזה חשבון אתה משתמש בזמן נתון יכול להיות אתגר.

תמחור
חינם לכל משתמשי G Suite.

תוֹר - תיעוד וניהול פרויקטים

Coda היא מערכת תיעוד שמטרתה להפגיש שרשורים מרובים. הערך הייחודי ב-Coda הוא היכולת להחזיק סוגי קבצים שונים בחלל אחד. השקופיות, הגיליונות האלקטרוניים והטבלאות שלך יכולים לחיות בתוך אותו מסמך, במקום לעבור בין מוצרים שונים. זה מועיל ביותר אם יש לך משאבים שונים שאתה צריך לאסוף יחד בזמן העבודה על פרויקט.

מכיוון שיש הרבה דברים שונים שאתה יכול לעשות והרבה אינטגרציות שונות לנצל, זה מועיל להסתכל בגלריית התבניות של Coda כדי לקבל תחושה של מה אפשרי. זה חשוב במיוחד אם אתה מוצא קנבס ריק כמכריע ואינך בטוח כיצד לארגן את העבודה שלך.

תמחור
Coda מציעה מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית כוללת עורכים ו-Doc Makers ללא הגבלה, צופים ללא הגבלה, גודל מסמך מוגבל, מכסות נמוכות באוטומציה, אינטגרציות מוגבלות (אם כי לא כלים נפוצים שסביר שתזדקק להם), היסטוריית גרסאות של 7 ימים, שיתוף פעולה בזמן אמת, תיקיות ללא הגבלה ותמיכה בקהילה.

רעיון - תיעוד וניהול פרויקטים

Notion הוא עולה חדש שנתפס לעתים קרובות כמתחרה ל-Google Docs. באמת, הוא מנסה למזג כלים מגוונים כמו Evernote, Trello ו-Airtable לאחד. Notion מאפשר לך ליצור ולארגן מסמכים שיכולים לעשות הרבה יותר מאשר לעבד מילים. מסמכים ב-Notion יכולים לכלול רשימות מטלות, לוחות שנה, מסדי נתונים ועוד. אם אתה צריך מקום לארגן מסמכים ולנהל משימות הנובעות מאותם מסמכים, Notion יכול להיות פתרון אחד לבעיות אלו.

הרעיון של Notion לגבי דפים וארגון יכול להיות מבלבל בהתחלה. אתה צריך לקבל חזון ברור של המסמכים שאתה רוצה לאחסן ב-Notion לפני שאתה צולל פנימה. זה יכול לפתור הרבה בעיות שונות, אז גלה את מקרה השימוש הספציפי שלך לפני שאתה מוצף.

תמחור
ל-Notion יש מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית מציעה חברים ואורחים ללא הגבלה, 1,000 'בלוקים' (ביעילות, קטעי תוכן) ו-5 MB של אחסון קבצים.

evernote - תיעוד

ל- Evernote היסטוריה ארוכה כאפליקציה אישית לרישום הערות. זה מזמן אפשר לאנשים לכתוב הערות, לאסוף מידע מהאינטרנט ולארגן מידע עם מערכת תיוג וסיווג חזקה, מה שהופך אותו לכלי מחקר פופולרי. חלקם אולי לא יודעים של- Evernote יש גם תכונות שיתוף פעולה, במחיר. לתוכנית העסקית של Evernote יש תכונה הנקראת Spaces, אשר אוספת הערות צוות ומסמכים יחד בפורמט דמוי Drive.

Evernote יכול לשמש פשוט מאוד כמקום לכתיבת הערות. אבל יש לו שכבות על שכבות של תכונות שיכולות לעמוד מול המשתמשים החזקים ביותר. קוצץ האינטרנט שלו מאפשר לך לשמור דפי אינטרנט וקובצי PDF מהאינטרנט ולאחסן אותם בחשבון Evernote שלך. אתה יכול להשתמש בתיוג וחיפוש כדי לסנן את ההערות שלך בדרכים אינסופיות.

תמחור
ל- Evernote יש מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית כוללת יכולות מלאות של רישום הערות, כמו גם תיוג וחיפוש, ללא שיתוף הערות.

כלים לניהול פרויקטים מפעילים את הטווח מפלטפורמות פשוטות המנהלות רכיב אחד ועד מוצרים בקנה מידה גדול הנותנים מענה למגוון רחב של פונקציונליות שעשויות להידרש בארגון.

טרלו - ניהול פרוייקט

Trello היא מערכת ויזואלית שימושית לארגון עבודה שתבוצע באמצעות כרטיסים ורשימות. אתה יכול לבנות זרימת עבודה שעובדת הכי טוב עבור הצוות שלך, שבה ניתן להעביר פריטים במהירות ובקלות על סמך הסטטוס שלהם. Trello הציגה גם כללים ואינטגרציות שיכולים לעזור לשמור על ניהול המבנה הארגוני שלך. ל-Trello יש גם תבניות למקרה שתזדקק לכמה רעיונות כיצד תוכל לנצל בצורה הטובה ביותר את הפונקציונליות שלה.

ממשק המשתמש פשוט למדי ואינו מכריע כמו שפלטפורמות ניהול פרויקטים מסוימות יכולות להיות. Trello עושה פחות מכמה פלטפורמות אחרות, אבל זה יכול להיות דבר טוב מכיוון שהוא עושה את מה שהוא מתכוון לעשות טוב וללא העומס של יותר מדי פונקציונליות.

תמחור
ל- Trello יש מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית כוללת לוחות אישיים ללא הגבלה, כרטיסים ללא הגבלה, רשימות ללא הגבלה, מגבלת העלאת קבצים של 100MB, 10 לוחות צוות ואוטומציה מוגבלת.

שולחן אוויר - ניהול וארגון נתונים

הדרך הטובה ביותר לחשוב על Airtable היא כגיליון אלקטרוני עם כוחות על. עם Airtable, אתה יכול לארגן נתונים בפורמט טבלאי מוכר, אבל זה יכול להפוך ללוחות קנבן דמויי Trello, לוחות שנה וגלריות חזותיות. אתה יכול להגדיר טפסים מותאמים אישית שיזין את קלט המשתמש למסד הנתונים של Airtable שלך. למשתמשים מקצוענים, ל- Airtable יש 'בלוקים', שמוסיפים פונקציונליות תוסף נוספת לטבלאות, כגון קידוד גיאוגרפי, תרשימים ואפילו דרך לעצב דפי אינטרנט על סמך הנתונים בטבלה שלך.

Airtable משתמש בשפה ייחודית כדי לתאר את הפונקציונליות שלה. מה שאתה עשוי לחשוב עליו כעל גיליון אלקטרוני או מסד נתונים נקרא 'בסיס'. יש לו 'בלוקים' (למשתמשים מקצוענים) המשלבים טכנולוגיות פלאגין לבסיסים שלך. ברגע שאתה עובר את השפה, Airtable הוא כלי גיליון אלקטרוני גמיש מאוד שנותן לך כוח שימושי על גיליון גוגל.

תמחור
ל- Airtable יש מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית כוללת בסיסים ללא הגבלה, 1,200 רשומות לבסיס, 2GB של שטח קבצים מצורפים לבסיס ושבועיים של היסטוריית גרסאות.

טווח - ניהול פרוייקט

Range מתמודד עם העבודה של לדעת מי עושה מה והיכן נמצאים הצוותים מבחינת יעדים. Range מאפשר תכנון משימות אינדיבידואלי וצ'ק-אין בצוות עם לוחות זמנים והטבות ממגוון רחב של אינטגרציות עם אפליקציות שבהן אתה צפוי להשתמש, כגון Slack, Google Drive, Calendar, Trello ו-Github.

יש לו ממשק משתמש ידידותי ותהליך ההטמעה מנחה אותך כיצד להשתמש בו. טיפים ודוגמאות זמינות בכל התצוגות עד שתבטל אותן.

תמחור
המטווח חינם לצוותים של עד 10 אנשים. זה 14 דולר לחודש עבור כל חבר נוסף לקבוצה.

יוֹם שֵׁנִי - תיעוד וניהול פרויקטים

יום שני היא מערכת מאורגנת בלוח לניהול פרויקטים וזרימות עבודה. אינטגרציות מתחברות לאפליקציות שאולי אתה כבר משתמש בהן. תצוגות שונות, כמו עומס עבודה ולוחות זמנים, מציגות את מצב העבודה בדרכים שימושיות המקלות יותר לאמוד מה נעשה ומתי. ניתן להפוך את הפונקציונליות לאוטומטית באמצעות שגרות אוטומציה ללא קוד שיכולות לייעל משימות.

האתר מציע פונקציונליות רבה אך תהליך ההצטרפות לחשבונות חדשים עושה עבודה נאותה בהנחייתך בתהליך הקמת לוח חדש. יש הרבה זמין בממשק ולכן עשוי לקחת מעט זמן להבין איזו פונקציונליות זמינה.

תמחור
ליום שני יש מערכת תוכנית מדורגת, שבה התמחור מבוסס על מספר המשתמשים. התוכנית הבסיסית, שהיא $39 לחמישה משתמשים בחודש, מציעה לוחות ללא הגבלה, 20 סוגי עמודות, תצוגת Kanban, טפסים משובצים, 5GB של אחסון ויומן פעילות של שבוע.

שני הפריטים האחרונים ברשימה זו הם פלטפורמות ניהול פרויקטים חזקות למדי שעשויות להיות יותר ממה שאתה מחפש אם אתה רק מנסה לטפל בפערים ביניים בזרימת העבודה שלך. עם זאת, אם אתה מוכן להעריך פלטפורמות אינטנסיביות יותר לניהול פרויקטים, אלו הן אפשרויות הכל-באחד לשיקול.

אסאנה - פלטפורמת תיעוד הכל באחד, ניהול פרויקטים ותקשורת

Asana היא פלטפורמת ניהול פרויקטים בקנה מידה גדול שיכולה להתמודד עם מגוון יישומים על פני שיווק, מכירות, תפעול, מוצרים וצורכי ניהול זרימת עבודה שונים. קשה לתאר בתמציתיות את כל הפונקציונליות שלה מכיוון שאסאנה מתייחסת למרחבי ניהול פרויקטים מרובים. הוא מקיף חלק ניכר מהפונקציונליות של שילוב של המוצרים לעיל, כולל תקשורת, ניהול משימות, לוחות זמנים, זרימת עבודה של פרויקט ועוד.

תמחור
לאסאנה יש מערכת תוכנית מדורגת. הגרסה החינמית כוללת ניהול משימות; תצוגות רשימה, לוח ולוח שנה; קבלנים ותאריכי יעד; עד 15 חברי צוות ושילובי אפליקציות.

מחנה בסיס - פלטפורמת תיעוד הכל באחד, ניהול פרויקטים ותקשורת

Basecamp, שנבנה על ידי חברה שחלוצה בעבודה מרחוק עוד לפני שהיה מגניב, מבטיחה לפתור את כל צורכי הכלים העיקריים שלך בפתרון מקיף אחד. ב-Basecamp אתה יוצר פרויקטים. בתוך פרויקטים, אתה יכול ליצור רשימות מטלות, להקצות משימות, לשלוח הודעות לחברי צוות, לקבוע פגישות, לשתף מסמכים ולהתחיל צ'אטים קבוצתיים. עם כל זה, Basecamp יכול תיאורטית לתפוס את מקומם של Google Docs, Slack, Dropbox, Trello ו-Asana.

Basecamp מדגיש מאוד את האופי האסינכרוני של עבודה מרחוק. אם אתם מחפשים פתרון שיאפשר לכם לעבוד עם אנשים בלוחות זמנים שונים, במקומות שונים, עם יכולות שונות של תקשורת מרחוק, Basecamp הוא פתרון מעניין במיוחד.

רכישה של מוצר כמו Basecamp פירושה רכישה של כל פילוסופיית ניהול המוצר שלו. זה באמת עובד עבור אנשים מסוימים ומכבה אחרים. אבל אם אתה מוכן לפתרון מקיף, לקחת את הזמן ללמוד Basecamp ילמד אותך הרבה על מה עובד עבור הארגון שלך ומה לא.

תמחור
$99 לחודש עבור משתמשים ופרויקטים ללא הגבלה.

טיילר פישר הוא סגן המנהל, טכנולוגיה, ב חדשות Catalyst . ניתן להגיע אליו בכתובת tyler@newscatalyst.org ובטוויטר בכתובת @tylrfishr .

הת'ר בראיינט היא סגנית המנהל, המוצר, ב חדשות Catalyst . ניתן להגיע אליה בכתובת heather@newscatalyst.org ובטוויטר בכתובת @hbcompass .

News Catalyst עוזר לארגוני חדשות להפוך את עצמם לעסקים דיגיטליים בני קיימא.