9 דרכים להפוך את המשוב שלך ליעיל יותר

זה לא רק לתת משוב, זה איך לתת את המשוב. (צילום פליקר מאת גרג אנדרסון צילום)

זה דבר טוב, כי משוב הוא במקרה מה שהצוות שלהם הכי צריך מהם. חיובי או שלילי, משוב הוא הדלק שכולנו צריכים כדי לשפר את העבודה שלנו.

אבל כמו בכל כך הרבה החלטות ראויות, סוד ההצלחה טמון בביצוע.

עמית סיפר לי לאחרונה סיפור על העברת משוב למישהו שהתברר שהוא לא פתוח. הפגישה לא עברה יפה. זה גרם לי לחשוב על כמה גורמים יכולים להשפיע על האופן שבו המשוב שלנו נשמע ועליו מגיבים - ועל כמה מהגורמים האלה אנחנו יכולים לשלוט.

איך אתה יכול לוודא שאתה מספק את המשוב שלך באופן שיעזור להבטיח שהוא יתקבל ויפעל על פיו?

הנה תשעה רעיונות להגדלת הסיכוי שהמשוב שלך יתקבל כפי שאתה מתכוון להיות: קלט שיכול לעזור לעובד לעשות עבודה טובה יותר. בחר כמה ונסה אותם:

1. מתחייבים לשים לב באמת. כדי שהמשוב שלך יהיה שימושי, הוא צריך להיות ספציפי ומהותי. 'הסיפור לא עבד בשבילי', לא נותן לסופר הרבה מה לעבוד איתו. עדיף יהיה: 'אני תוהה אם יכולת להאיץ את קצב הסיפור אם השתמשת בסעיף תלוי אחד או שניים פחות.'

   כדי להציע רמה כזו של משוב, עליך לקרוא את הסיפור - או לצפות בסרטון או ללמוד את הגרפיקה - ואז לחשוב על למה זה עבד או התקלקל. זה מחייב אותך להתחייב לזמנך ולתשומת הלב שלך, אבל זה מגדיל את הסיכויים שהמשוב שלך יתקבל בברכה ותפעל בהתאם.

2. הפוך לשגרת משוב. זה השכל הישר: ככל שאתה מציע לי משוב לעתים קרובות יותר, כך הוא הופך לחלק מהדרך בה אנו עושים עסקים - והסבירות שאגיב אליו בחיוב עולה.

   במשרדים שבהם משוב מהבוס מסתכם ב'אירוע', תגובת העובד עשויה בהחלט להיות מתגוננת או מבולבלת, מה שמפחית את הסבירות שמשהו חיובי ייגרם.

   במקום זאת, כך אמור להתנהל יום העבודה האידיאלי שלנו:
   אתה והצוות שלך משתפים פעולה בעבודה, ואז אתה מדבר על איך זה הלך. למה לדבר? על מנת לעשות עבודה טובה עוד יותר מחר.

3. התמקד בדבר אחד. אם אתה מתכוון להציע לאנשים משוב באופן שגרתי, אתה בהחלט לא יכול להפוך כל שיחה לביקורת ארוכה ומעמיקה. מוטב שתתמקד רק במרכיב אחד של העבודה שלהם: גרף אגוז מטושטש, תאורה נהדרת, ראיון חושפני. היה כמה שיותר ספציפי בהתבוננות שלך, ותמיד הצבע קדימה: מה נוכל לנסות בפעם הבאה?
4. מסגרת את המשוב שלך היטב. עמית אמרה לי שהבוס שלה תמיד הקדים לה את המשוב שלו בצורה שעזרה לה לשמוע את זה בונה. חשבו עד כמה כל אחד מהעובדים שלכם שונה. אחד מבקר את עצמו, אחר חסר ביטחון, לאחר יש כמה נקודות עיוורון. בהינתן אותו משוב, כל אחד ישמע אותו אחרת - וזה מחייב אותך לחשוב איך להתאים אישית את הקלט שלך עבור כל עובד. איך אתה יודע איך לעשות את זה? נו…
5. תעבוד על כל מערכת היחסים. לדעת כיצד למסגר משוב עבור עובד אינדיבידואלי מחייב אותך למעשה מכיר את איש הצוות. מה שמביא אותנו לנקודה נוספת של הגיון בריא: ככל שהיחסים שלך עם הצוות שלך חזקים יותר, כך גדל הסיכוי שהמשוב שלך יתקבל באמון ובפתיחות. אחרי הכל, אם מערכת היחסים שלכם חזקה, תוכיחו בכל מיני דרכים - המשימות שלכם, הסנגור שלכם והעניין שלכם במטרות האישיות שלהם - שאתם פועלים למענם. ברגע שקשר האמון הזה קיים, סביר יותר שהמשוב שלך יתקבל בברכה ויתקבל.
6. שאל שאלה. משוב לא חייב להיות סדרה של הצהרות. כשאתה אוהב את הדרך שבה מישהו עשה משהו, למה לא לשאול למה היא עשתה את זה ככה? חברתי, ג'יל גייסלר, מציינת שאתה מקבל מספר יתרונות מהטקטיקה הזו: העובדת יודעת שאתה אוהב את העבודה, ואתה עוזר לעובדת לחשוב מה גרם לגישה שלה להצליח. ככל שהעובד חושב על זה יותר, כך גדל הסיכוי שהיא תעתיק את זה. המשימה הושלמה.
7. איזון בין חיובי ושלילי. בחדרי חדשות מסוימים, עובדים מתלוננים שהפעם היחידה שהם מקבלים משוב היא כאשר הם זוכים לשבחים - ו(בהיותם הספקנים שהם עיתונאים) הם באים לא להאמין בכך. אבל התרופה לכך לא חייבת להיות חיפוש אקטיבי אחר משהו קריטי להגיד לכולם. אם מישהו עושה עבודה טובה, זהה תחומים שבהם הוא יכול להשתפר אפילו, גישות חדשות שהוא עשוי לנסות, דרכים שבהן הוא יכול למתוח. כי כולנו יכולים. והאיזון שאתה משיג עם ההצעות שלך יכול לעזור למחמאות שלך להשיג אמינות.
8. מדי פעם, לכו עמוק. המשוב היומיומי והשגרתי שלך יכלול בדרך כלל עבודה שהעובד עשה אתמול או היום. עם זאת, מדי פעם, זה חכם להחזיר את העדשה לאחור ולדבר עם אנשי הצוות על העבודה הכוללת שלהם. איך זה הולך בקצב? איך אנחנו מתפקדים מול יעדי המדיה החברתית האלה? עד כמה מוצלח סיפור המולטימדיה שלנו? השילוב של משוב יומיומי בונה ומשוב מעורר תובנות, מדי פעם, יהפוך את הביקורות השנתיות הללו להרבה יותר קלות לביצוע - ובעלות ערך הרבה יותר.
9. ומדי פעם, צור זיכרון. חברי, גרגורי פאבר, מייעץ למנהלים 'לכתוב שבחים ולדבר ביקורת'. עצה חכמה.

   חשבו על זה: לכמה מכם יש פתק מחמיא מבוס מוחבא בתיק איפשהו? רובנו כן. הם מזכירים לך רגעים שבהם הרגשת שהצלחת ומוערכת. מצד שני, לעתים רחוקות הייתי יותר מנופח מאשר כשקיבלתי פתק מבוס, המבקר את הביצועים שלי. אותה תחושת קביעות שמניעה אותי לשמור על הפתק המחמיא הזה הופכת את הקריטי לצורב במיוחד - כאילו אין סבירות לגאולה. בדרך כלל, הבוס אינו מתכוון לכך; אבל זה מה שאני חווה.

   אמירת הביקורת מגדילה את הסיכוי שאשמע בבירור את המסר ותהיה לי הזדמנות לדבר עליו. אז מדי פעם, רשום את הדברים הטובים. אבל אם המסר קריטי, דברו עליו.

והנה הצעה אחרונה. לאחר ששיתפת משוב עם צוות, הזמן את הצוות לתת לך קצת בתמורה. 'איך אני עושה בשבילך?' זו שאלה מצוינת לשאול אנשים שאיתם אתה באמת משתף פעולה. זכור את יום העבודה האידיאלי שלנו:

אנחנו משתפים פעולה בעבודה, ואז אנחנו מדברים על איך זה הלך - כדי שנוכל לעשות עבודה טובה יותר מחר. שנינו.